Secrétariat et accueil
Les bonnes règles du classement des documents papier et des dossiers : il existe des règles de base que le personnel d'une entreprise ou d'une organisation publique confronté à la problématique du classement des documents et de l’archivage doit connaitre afin de pouvoir retrouver rapidement les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être perçu comme un outil et non comme une contrainte abstraite
À propos de cette formation
Lieux sur devis
À partir de 0€ HT
2 jours
14 heures
Action de formation
Éligible OPCO
En savoir plus
- • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel • Pour le classement et l'archivage de vos papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre.
- • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel Pourquoi classer ? • Obligations légales • Nécessité vitale d'une organisation Qu’est-ce qu’un classement efficace? • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations • Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant • Faire son autodiagnostic: pointer ses axes d’amélioration Réorganiser son classement en un minimum de temps • Définir les étapes de la réorganisation • Évaluer les temps de réalisation • Se fixer un plan d’action planifié avec des échéances Choisir une méthode de classement simple et évolutive • Repérer les avantages/inconvénients des différentes méthodes • Adopter une méthode optimale qui les réunit toutes • Savoir l’argumenter auprès des utilisateurs Créer un plan de classement • Le concevoir "simple" et le faire valider • Le tenir à jour et le rendre accessible à tous Savoir structurer et titrer ses dossiers • Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier • Choisir des titres pertinents • Structurer un dossier et le faire vivre Connaître l’essentiel sur l’archivage • Distinguer la durée de conservation légale et pratique • Préparer un versement aux archives • Gérer le plan d’archivage des dossiers Organiser le classement sur ordinateur • Choisir une arborescence claire pour tous • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers • Organiser la sauvegarde et l’archivage Cibles et pre requis : • À qui s’adresse cette formation : • Toute personne ayant à mettre en place ou à réorganiser le classement papier et informatique de sa structure. Toute personne se sentant débordée par les papiers et souhaitant reconquérir son espace de travail. • Quels sont les pré-requis pour suivre cette formation : • Aucun Quelle méthode pédagogique pour cette formation : Méthodes pédagogiques : Méthodes participatives et actives, basées sur l'expérience, les situations professionnelles et les besoins de participants.
L'organisme de formation
Public concerné
- Personne voulant travailler dans le secrétariat ou développer ses compétences
- aucun
Conditions d'accès
Nos formations peuvent se tenir sous les formes suivantes : • Inter-entreprises (participants venant de plusieurs entreprises pour une même session de formation). Ces formations ont lieu dans une salle louée par l’Organisme de Formation. • Intra-entreprises (les participants sont, en règle générale, d’une seule et même entreprise). Ces formations ont lieu dans une salle mise à disposition par le client. Les formations peuvent se tenir, en présentiel, en distanciel (dispositif accessible pour la plupart de nos formations) ou les deux (présentiel et distanciel).
4 semaines
Diplôme / Certification
- note supérieur à 10
- Délivrance d'une attestation.”
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