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Formation : Secrétariat et accueil
À propos de cette formation
Accessible au débutant
Description
Les bonnes règles du classement des documents papier et des dossiers : il existe des règles de base que le personnel d'une entreprise ou d'une organisation publique confronté à la problématique du classement des documents et de l’archivage doit connaitre afin de pouvoir retrouver rapidement les documents reçus et produits quand il en a besoin. Le classement doit donc être perçu comme un outil et non comme une contrainte abstraite
En savoir plus
Objectifs pédagogiques
- • Gérer le flux des papiers et établir des circuits de circulation des papiers • Acquérir une méthode d’organisation des documents administratifs (papier et ordinateur) • Mettre en place un classement adapté aux exigences du contexte professionnel • Pour le classement et l'archivage de vos papiers et documents administratifs : les méthodes a apprendre
Contenu de la formation
- Pourquoi classer ? • Obligations légales • Nécessité vitale d'une organisation Qu’est-ce qu’un classement efficace? • Comprendre ses enjeux dans le traitement des informations • Valider objectifs et caractéristiques d’un classement performant • Faire son autodiagnostic: pointer ses axes d’amélioration Réorganiser son classement en un minimum de temps • Définir les étapes de la réorganisation • Évaluer les temps de réalisation • Se fixer un plan d’action planifié avec des échéances Choisir une méthode de classement simple et évolutive • Repérer les avantages/inconvénients des différentes méthodes • Adopter une méthode optimale qui les réunit toutes • Savoir l’argumenter auprès des utilisateurs Créer un plan de classement • Le concevoir "simple" et le faire valider • Le tenir à jour et le rendre accessible à tous Savoir structurer et titrer ses dossiers • Comprendre l’articulation d’une affaire et la vie d’un dossier • Choisir des titres pertinents • Structurer un dossier et le faire vivre Connaître l’essentiel sur l’archivage • Distinguer la durée de conservation légale et pratique • Préparer un versement aux archives • Gérer le plan d’archivage des dossiers Organiser le classement sur ordinateur • Choisir une arborescence claire pour tous • Être rigoureux dans le choix des noms de fichiers • Organiser la sauvegarde et l’archivage
Suivi de l'exécution et évaluation des résultats
- Fiches d’évaluation.
Diplôme / Certification
qcm
Délivrance d'une attestation
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L'organisme de formation
MB Consulting Formation
Siège social: Clermont l'Hérault
Public concerné
• Toute personne ayant à mettre en place ou à réorganiser le classement papier et informatique de sa structure. Toute personne se sentant débordée par les papiers et souhaitant reconquérir son espace de travail
Pré-requis
• Pré-requis : Aucun
Conditions d'accès
Accessibilité
Nos formations peuvent se tenir sous les formes suivantes :• Inter-entreprises (participants venant de plusieurs entreprises pour une même session de formation). Ces formations ont lieu dans une salle louée par l’Organisme de Formation.
• Intra-entreprises (les participants sont, en règle générale, d’une seule et même entreprise). Ces formations ont lieu dans une salle mise à disposition par le client.
Les formations peuvent se tenir, en présentiel, en distanciel (dispositif accessible pour la plupart de nos formations) ou les deux (présentiel et distanciel).
vérification de l'accès PMR et mise en place de moyens adapté à chaque handicap
(tri temps, ordinateur, souris.....)
Délai d'accès
4 semaines
Plus qu'une formation !
Équipe pédagogique
ACTION DE FORMATION Formateurs qualifiés
Ressources pédagogiques
- Méthodes participatives et actives, basées sur l'expérience, les situations professionnelles et les besoins de participants.
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