FORMATION Secrétaire assistant - 242 heures

Objectifs pédagogiques

• 1. Assister une équipe dans la transmission d'informations et la gestion des activités. - Produire des documents professionnels. - Communiquer par écrit. - Assurer la traçabilité et la conservation des informations. - Accueillir et informer les visiteurs. - Planifier et organiser les activités de l'équipe.
• 2. Gérer les activités administratives en lien avec la gestion commerciale et les ressources humaines. - Assurer le suivi des achats et des ventes. - Répondre aux demandes d'information des clients et gérer les réclamations habituelles. - Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi de l'activité commerciale. - Assurer le suivi administratif du personnel au quotidien.

Contenu de la formation

• Bloc de compétences 1 - Utiliser son ordinateur et internet efficacement.
• Apprendre à utiliser un ordinateur, maîtriser les bases telles que les copier/coller, et installer et se familiariser avec Windows 11 .
• Efféctuer des recherches dans Outlook, Comprendre le fonctionnement d'Internet et comparer les différents navigateurs.
• Découvrir les services Google, recherches efficaces y compris pour les images et organiser mes favoris sur Google Chrome.
• Crée une adresse Gmail, une adresse mail professionnelle, maîtriser l'envoi de mails avec Gmail et sécuriser mes informations en installant des mots de passe.
• J'apprends à utiliser Youtube, a télécharger des fichiers en toute sécurité. Reconnaitre et éviter les risques de piratage, choisir un antivirus adapté telle que Windows Defender (gratuit).
• Selectionner et installer un logiciel de visioconférence telle que Teams, ZOOM... Capable de faire des achats en lignes et payer en toute sécurité. Connaitre les meilleurs outils pour automatiser mon business.
• Word
• Les bases, Les bonnes habitudes, Mise en forme un document et conseils pratiques.
• Maîtriser la création et la manipulation de tableaux, l'insertion d'illustrations.
• Collaborer efficacement en groupe et protéger les documents. Explorer les fonctionnalités avancées de Word pour une utilisation optimale.
• Powerpoint
• Les bases,
• Les bonnes habitudes
• Annotations et mise en forme des diapositives
• Présentations , Techniques avancées
• Travailler à plusieurs dans PowerPoint
• Formalisation de l'offre et de la communication
• Organiser son plan marketing et commerciale, definir l'offre , étudier le marché et se différencie de la concurrence.
• Crée la charte graphique, concevoir la plaquette commerciale et son site web, le catalogue papier , developper les relations presse et vommuniquer grâce aux relations presse.
• Apprendre à pitcher et raconter son histoire, déclencher le bouche-à-oreille, devenir l'ambassadeur de son produit et développer son entreprise grâce aux réseaux. S'initier a la communication 2.0 et utliser les réseaux sociaux BtoB.
• Lancer sa marque a petit budjet, s'initier au droit a l'image et respecter le droit des salariés sur les produits de l'entreprise
• Digitalisation de l'organisation de l'entreprise
• Partie 1 - Equiper son entreprise en materiel informatique, logiciels et applications. Priviligier le mode SaaS, Rechercher les applications de productivité gratuites, Connaitre les outils pour automatiser son business. Utiliser des applications de productivité de secrétariat, des applications de productivité de communication/partage. Moderniser la gestion d'entreprise / projet grâce au numérique, fluidifier la relation client/fournisseur et profiter de la plateforme collaborative de mon expert-comptable
• Partie 2 : Dématérialise les processus de travail, les achats et la gestion des stocks Aadopter la facture électronique, dématérialiser les règlements clients et fournisseurs, les relations avec les banques, les dossiers du personnel, les notes de frais, les relations avec les administrations.
• Partie 3 : Optimiser certaines fonctions de l’entreprise. Prendre les précautions de cybersécurité, Installer un standard téléphonique virtuel. Améliorer la performance de mon site web, Mettre en place le site web marchand
• Soutien au chef
• Comprendre les tâches et priorités d'un(e) assistant(e) de direction
• Enregistrer le courrier entrant, conçevoir une lettre commerciale, rédiger une lettre recommandée avec Word, une lettre de prospection.
• Faire des devis , commande et réceptionne les articles. Rédiger une lettre d'avertissement à un salarié.
• Connaitre les règles d'archivage des documents numériques, Gèrer les appels téléphoniques, Recadrer un client mécontent.
• Préparer l'accueille des visiteurs. Gèrer les identifiants et mots de passe, sa boite mail, sauvegarder ses données sur ordinateur. Organiser les plannings, les déplacements.
• Effectuer des réservations sur booking.com, AirBnB. Réserver une chambre en anglais, un restaurant avec Tripadvisor. Contrôler les notes de frais.
• Organiser des réunions, réserver une salle de réunion, organiser une réunion d'équipe avec Teams, rédiger un compte rendu de réunion, rédiger le procès-verbal d'une réunion d'un CSE
• Choisir les fournisseurs de frais généraux
• Bloc de compétences 2 : Excel
• Introduction à Excel
• Gestion des fichiers
• Sélection et déplacement
• Manipulation des feuilles de calcul
• Personnalisation de l'affichage et de la mise en page
• Insertion d'illustrations
• Fonctionnalités avancées d'Excel
• Prospection
• Élaboration d'un plan, Maintien d'une motivation, Initiation à l'avant-vente, Organisation des activités de prospection. Maîtrise de l'accroche pour capter l'attention des prospects Assurer un flux régulier de prospects, Développement d'une stratégie de prospection multicanal, Prospection téléphonique, Prise de rendez-vous par téléphone. Prospection ciblée et qualifiés.
• Utilisation de l'email pour la prospection et l'envoi de mailings pertinents, Conception et envoi de mailings efficaces, , Recherche de nouveaux clients, distribution de prospectus, bouche-à-oreille, participation à des salons.
• Techniques de prospection digitale, acquisition de clients, Internet, plateformes en ligne, page Facebook et Instagram pour interagir avec les prospects, LinkedIn pour développer son réseau et générer des leads. Système d'affiliation pour élargir sa base de prospects, Choix stratégique pour accroître la visibilité.
• Gestion complète du processus publicitaire, Détermination d'un budget publicitaire, déploiement et suivi des campagnes, Évaluer leur efficacité et adapter les stratégies en conséquence.
• Optimisation des achats et de la gestion des stocks
• Identification des missions clés de la fonction achat, Analyse des besoins, Gestion des risques.
• Définition des spécifications pour l'achat de matières premières, Élaboration des critères d'achat , Direction d'une politique d'achats responsables.
• Recherche et Sélection stratégique des fournisseurs, Assurance , Application des meilleures pratiques pour des achats avantageux,
• Réalisation d'économies sur les achats, Externalisation efficace et sécurisée, Utilisation des techniques de négociation professionnelles, comparaison des prix, vérification des termes contractuels des achats, Gestion des litiges fournisseurs.
• Suivi des expéditions, Compréhension de la chaîne logistique. Mise en place d'un stock initial. Gestion et surveillance des stock. Application des règles de dépréciation des stocks
• Recours éventuel à des consultants externes, Optimisation du budget télécom, Acquisition de véhicules, Apprentissage des techniques de gestion de parc automobile efficace, Optimisation des coûts liés au parc de véhicules, Choix approprié du financement pour la flotte automobile.
• Gestion opérationnelle de la fonction commerciale
• Utilisation des outils gratuits de veille sur interne Introduction et réalisation d'une analyse SWOT
• Étude de marché, Définition de la zone de chalandise Étude des concurrents, Fixation des prix de vente, Établissement du chiffre d'affaires prévisionnel Compréhension et création d'un plan d'actions commerciales, Apprentissage des techniques de pitch commercial
• Présentation des produits ou services, Acquisition des compétences en négociation, qualités pour devenir un meilleur vendeur, Organisation d'événements commerciaux Connaissance de la réglementation des soldes, Prévision des ventes, Rédaction des conditions générales de vente, d'utilisation du site internet.
• Compréhension du droit à la rétractation, clause de réserve de propriété, Maîtrise de la réglementation des documents , devis, bon de commande, bon de livraison, facture Fonctionnalités et mise en place d'un CRM, Utilisation d'un logiciel de gestion des stocks,
• Création d'un tableau de bord commercial, Sélection des indicateurs de performance commerciale B to B et B to C
• Compréhension de la démarque inconnue et calcul, Explication du fonctionnement de la balance âgée, Relance des clients, Déclenchement d'une injonction de payer
• Administration du personnel :
• Définition, Rôle , Compréhension des missions des ressources humaines Introduction et mise en place de la GPEC
• Recrutement : Création de fiches de poste, Rédaction d'offres d'emploi, Utilisation des principaux sites d'offres d'emploi, Conduite d'entretiens de recrutement, Spécificités des entretiens en visioconférence, Collecte d'informations sur les candidats.
• Rôle des conventions collectives, Choix de la convention collective appropriée,
• Composantes de la rémunération, Compléments de rémunération exonérés de charges sociales, Gestion des titres restaurant, Remboursement des frais de déplacement en véhicule, Remboursement des frais de transport en commun, Calcul du salaire net à partir du brut
• Accueil des nouveaux salariés, Rédaction d'un livret d'accueil, Formalités administratives d'embauche, Remplissage de la DPAE, Organisation des visites médicales d'embauche, Mise à jour du registre unique du personnel
• Conseils aux salariés en télétravail, Réglementation de la période d'essai, Calcul et planning des congés payés, Gestion des absences (pour maladie, maternité, absences injustifiées), Gestion des notes de frais, Rédaction de lettres d'avertissement, ruptures conventionnelles, Convocation à un entretien préalable,
• Documents obligatoires en santé et sécurité au travail, Contrôle du document unique des risques, Fonctionnement de l'inspection du travail, des Prud'hommes, entretiens professionnels
• Fonctionnement du CSE, Préparation des élections du personnel, Rédaction des PV du CSE, Règles concernant la participation et l'intéressement, Fonctionnalités d'un SIRH, Application du RGPD aux données du personnel, Utilisation du logiciel Silae

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

• Mises en situation, tests d'intérêts personnels

Diplôme visé par la formation

Titre Professionnel Secrétaire assistant - Certification de Qualification Professionnelle (CQP) non enregistré au RNCP ou au RS

RNCP36804 - TP Secrétaire assistant

Participation à la soutenance devant les JURY à hauteur de 150 euros. LES ÉPREUVES DU TITRE SECRÉTAIRE ASSISTANT Mise en situation professionnelle : 4h20 Entretien technique : 25 min Entretien final : 15 min RNCP36804 - TP Secrétaire assistant - Date d'échéance de l'enregistrement 01-09-2025