Perfectionnement au logiciel de messagerie Outlook

Formation en Intra Présentiel - Réf IBI08A

Outlook est l’un des logiciels de messagerie de la suite Office les plus utilisés dans le monde. Avec le développement de ses fonctionnalités, outre la messagerie, il permet d’optimiser l’organisation de son travail et d’organiser facilement des réunions. La formation vise à vous accompagner dans l’optimisation de l’utilisation du logiciel.

À propos de cette formation

Lieux sur devis

À partir de 0€ HT

2 jours

13 heures

Action de formation

Éligible OPCO

Objectifs pédagogiques

Automatiser sa messagerie.

Archiver sa boîte de réception.

Gérer les archivages Outlook.

Collaborer avec Outlook (messagerie, réunions, organisation du travail)

Contenu de la formation

1. L’automatisation de la messagerie

Paramétrer le gestionnaire d'absence.
Créer des règles pour automatiser le classement.
Définir une mise en forme conditionnelle pour les courriers entrants. (Non lus ou en fonction de l'expéditeur etc.…)
Créer des modèles de courrier.
Gérer les conversations Outlook.
Fusionner et publiposter avec Outlook ou utiliser Outlook à partir d'autre application (Word, Excel, ...)
Définir les actions rapides, clics rapides et les options de suivi
Gérer le courrier indésirable.
> Exercices pratiques, mise en application immédiate.

2. Agir en cas de boîte de réception pleine

Faire de l'Archivage automatique, manuel, vers un support amovible
Paramétrer et gérer le dossier d'archivage .pst
> Exercices pratiques, mise en application immédiate.

3. Gérer son carnet d’adresses

Alimenter le carnet d'adresses et créer des listes de distribution.
Rattacher des contacts à des catégories (Contact suggéré et contact semi-automatique).
Importer les contacts d'un classeur tableur ou d'une base de données
> Exercices pratiques, mise en application immédiate.

4. Collaborer avec Outlook : La messagerie collaborative

Déléguer sa messagerie et les droits.
Envoyer un message pour une autre personne.
Créer un carnet d'adresses partagé.
Paramétrer le gestionnaire d'absence et créer des règles.
> Exercices pratiques, mise en application immédiate.

5. Collaborer avec Outlook : Les réunions

Personnaliser l'utilisation du calendrier.
Créer un agenda de groupe.
Utiliser un agenda de groupe pour vérifier les disponibilités.
Sélectionner une plage horaire disponible pour l'ensemble des participants et les inviter.
Suivre les confirmations, les annulations et les modifications.
> Exercices pratiques, mise en application immédiate.

6. Collaborer avec Outlook : L’organisation du travail

Créer une tâche simple ou périodique.
Suivre, piloter, affecter ou déléguer une tâche.
Transformer un message en tâche.
Suivre l'état d'avancement.
Changer l'affichage et le classement des tâches.
> Exercices pratiques, mise en application immédiate.

L'organisme de formation

CJFormation

Découvrir l'organisme de formation

Public concerné

Toute personne maîtrisant les bases de la suite Office
Si vous êtes en situation de handicap, veuillez nous contacter afin d’envisager ensemble les possibilités d’adaptation.

Prérequis

Maîtriser l’environnement Windows
Matériel nécessaire : Disposer de postes informatiques équipés de la suite office 2016, Vidéoprojecteur

Conditions d'accès

Accessibilité

Capacité

4 à 8 places

Délai d'accès

20 semaines

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

Carine Anciaux, Présidente, référente pédagogique et numérique, référente handicap Claire Royer, Assistante administrative Aurélie Fauchet, Assistante administrative Formateur(trice) spécialisé(e) dans l’utilisation des logiciels de la suite Office

Objectifs pédagogiques

Méthode démonstrative puis active
Application et exercice pratiques sur poste
Travail individuel ou en binôme
Remédiation permanente du formateur
Diaporama (transmis aux participants)
Mise à disposition d'un espace extranet en ligne pour chaque apprenant (documents pédagogiques et administratifs, émargement en ligne, questionnaires en ligne).

PDF du programme Demander un devis

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