FORMATION Secrétaire assistant - 242 heures avec LOMEDIS

Libérez votre potentiel professionnel avec notre formation de Secrétaire Assistant!

La formation de Secrétaire Assistant est conçue pour vous préparer à exceller dans le monde professionnel en tant qu'élément essentiel de toute équipe. Cette formation vous permettra de développer les compétences nécessaires pour répondre aux besoins dynamiques de la communication et de l'organisation au sein d'une entreprise. La formation a pour objectif de faire valider par le candidat le Titre Professionnel Secrétaire assistant de niveau 4 (Bac, Bac pro, BP), délivré par le Ministère du Travail. Durée totale : 242 heures Durée de programme de formation: 6 mois Heures de e-learning : 80 H Heures de tests de connaissances : 12 H Étude et compte rendu des 3 livres numériques : 120 H Temps d’accompagnement : 11 H Préparation de la certification : réalisation des cas pratiques des annales des années précédentes et études des corrections : 15 H Assistance dans la préparation du dossier professionnel : 4 H Comprenant un examen blanc La durée moyenne d’un parcours est de 12 heures, chaque parcours étant composé par 25 à 40 vidéos de formation, accompagnées chacune de 5 tests de validation de connaissances. Des PDF pédagogiques complètent les parcours.

À propos de cette formation

À distance

À partir de 4 500€ HT

242 heures

Action de formation

Éligible CPF

Éligible OPCO

Objectifs pédagogiques

1. Assister une équipe dans la transmission d'informations et la gestion des activités. - Produire des documents professionnels. - Communiquer par écrit. - Assurer la traçabilité et la conservation des informations. - Accueillir et informer les visiteurs. - Planifier et organiser les activités de l'équipe.

2. Gérer les activités administratives en lien avec la gestion commerciale et les ressources humaines. - Assurer le suivi des achats et des ventes. - Répondre aux demandes d'information des clients et gérer les réclamations habituelles. - Élaborer et mettre à jour des tableaux de suivi de l'activité commerciale. - Assurer le suivi administratif du personnel au quotidien.

Contenu de la formation

Bloc de compétences 1 - Utiliser son ordinateur et internet efficacement.

Apprendre à utiliser un ordinateur, maîtriser les bases telles que les copier/coller, et installer et se familiariser avec Windows 11 .
Efféctuer des recherches dans Outlook, Comprendre le fonctionnement d'Internet et comparer les différents navigateurs.
Découvrir les services Google, recherches efficaces y compris pour les images et organiser mes favoris sur Google Chrome.
Crée une adresse Gmail, une adresse mail professionnelle, maîtriser l'envoi de mails avec Gmail et sécuriser mes informations en installant des mots de passe.
J'apprends à utiliser Youtube, a télécharger des fichiers en toute sécurité. Reconnaitre et éviter les risques de piratage, choisir un antivirus adapté telle que Windows Defender (gratuit).
Selectionner et installer un logiciel de visioconférence telle que Teams, ZOOM... Capable de faire des achats en lignes et payer en toute sécurité. Connaitre les meilleurs outils pour automatiser mon business.

Word

Les bases, Les bonnes habitudes, Mise en forme un document et conseils pratiques.
Maîtriser la création et la manipulation de tableaux, l'insertion d'illustrations.
Collaborer efficacement en groupe et protéger les documents. Explorer les fonctionnalités avancées de Word pour une utilisation optimale.

Powerpoint

Les bases,
Les bonnes habitudes
Annotations et mise en forme des diapositives
Présentations , Techniques avancées
Travailler à plusieurs dans PowerPoint

Formalisation de l'offre et de la communication

Organiser son plan marketing et commerciale, definir l'offre , étudier le marché et se différencie de la concurrence.
Crée la charte graphique, concevoir la plaquette commerciale et son site web, le catalogue papier , developper les relations presse et vommuniquer grâce aux relations presse.
Apprendre à pitcher et raconter son histoire, déclencher le bouche-à-oreille, devenir l'ambassadeur de son produit et développer son entreprise grâce aux réseaux. S'initier a la communication 2.0 et utliser les réseaux sociaux BtoB.
Lancer sa marque a petit budjet, s'initier au droit a l'image et respecter le droit des salariés sur les produits de l'entreprise

Digitalisation de l'organisation de l'entreprise

Partie 1 - Equiper son entreprise en materiel informatique, logiciels et applications. Priviligier le mode SaaS, Rechercher les applications de productivité gratuites, Connaitre les outils pour automatiser son business. Utiliser des applications de productivité de secrétariat, des applications de productivité de communication/partage. Moderniser la gestion d'entreprise / projet grâce au numérique, fluidifier la relation client/fournisseur et profiter de la plateforme collaborative de mon expert-comptable
Partie 2 : Dématérialise les processus de travail, les achats et la gestion des stocks Aadopter la facture électronique, dématérialiser les règlements clients et fournisseurs, les relations avec les banques, les dossiers du personnel, les notes de frais, les relations avec les administrations.
Partie 3 : Optimiser certaines fonctions de l’entreprise. Prendre les précautions de cybersécurité, Installer un standard téléphonique virtuel. Améliorer la performance de mon site web, Mettre en place le site web marchand

Soutien au chef

Comprendre les tâches et priorités d'un(e) assistant(e) de direction
Enregistrer le courrier entrant, conçevoir une lettre commerciale, rédiger une lettre recommandée avec Word, une lettre de prospection.
Faire des devis , commande et réceptionne les articles. Rédiger une lettre d'avertissement à un salarié.
Connaitre les règles d'archivage des documents numériques, Gèrer les appels téléphoniques, Recadrer un client mécontent.
Préparer l'accueille des visiteurs. Gèrer les identifiants et mots de passe, sa boite mail, sauvegarder ses données sur ordinateur. Organiser les plannings, les déplacements.
Effectuer des réservations sur booking.com, AirBnB. Réserver une chambre en anglais, un restaurant avec Tripadvisor. Contrôler les notes de frais.
Organiser des réunions, réserver une salle de réunion, organiser une réunion d'équipe avec Teams, rédiger un compte rendu de réunion, rédiger le procès-verbal d'une réunion d'un CSE
Choisir les fournisseurs de frais généraux

Bloc de compétences 2 : Excel

Introduction à Excel
Gestion des fichiers
Sélection et déplacement
Manipulation des feuilles de calcul
Personnalisation de l'affichage et de la mise en page
Insertion d'illustrations
Fonctionnalités avancées d'Excel

Prospection

Élaboration d'un plan, Maintien d'une motivation, Initiation à l'avant-vente, Organisation des activités de prospection. Maîtrise de l'accroche pour capter l'attention des prospects Assurer un flux régulier de prospects, Développement d'une stratégie de prospection multicanal, Prospection téléphonique, Prise de rendez-vous par téléphone. Prospection ciblée et qualifiés.
Utilisation de l'email pour la prospection et l'envoi de mailings pertinents, Conception et envoi de mailings efficaces, , Recherche de nouveaux clients, distribution de prospectus, bouche-à-oreille, participation à des salons.
Techniques de prospection digitale, acquisition de clients, Internet, plateformes en ligne, page Facebook et Instagram pour interagir avec les prospects, LinkedIn pour développer son réseau et générer des leads. Système d'affiliation pour élargir sa base de prospects, Choix stratégique pour accroître la visibilité.
Gestion complète du processus publicitaire, Détermination d'un budget publicitaire, déploiement et suivi des campagnes, Évaluer leur efficacité et adapter les stratégies en conséquence.

Optimisation des achats et de la gestion des stocks

Identification des missions clés de la fonction achat, Analyse des besoins, Gestion des risques.
Définition des spécifications pour l'achat de matières premières, Élaboration des critères d'achat , Direction d'une politique d'achats responsables.
Recherche et Sélection stratégique des fournisseurs, Assurance , Application des meilleures pratiques pour des achats avantageux,
Réalisation d'économies sur les achats, Externalisation efficace et sécurisée, Utilisation des techniques de négociation professionnelles, comparaison des prix, vérification des termes contractuels des achats, Gestion des litiges fournisseurs.
Suivi des expéditions, Compréhension de la chaîne logistique. Mise en place d'un stock initial. Gestion et surveillance des stock. Application des règles de dépréciation des stocks
Recours éventuel à des consultants externes, Optimisation du budget télécom, Acquisition de véhicules, Apprentissage des techniques de gestion de parc automobile efficace, Optimisation des coûts liés au parc de véhicules, Choix approprié du financement pour la flotte automobile.

Gestion opérationnelle de la fonction commerciale

Utilisation des outils gratuits de veille sur interne Introduction et réalisation d'une analyse SWOT
Étude de marché, Définition de la zone de chalandise Étude des concurrents, Fixation des prix de vente, Établissement du chiffre d'affaires prévisionnel Compréhension et création d'un plan d'actions commerciales, Apprentissage des techniques de pitch commercial
Présentation des produits ou services, Acquisition des compétences en négociation, qualités pour devenir un meilleur vendeur, Organisation d'événements commerciaux Connaissance de la réglementation des soldes, Prévision des ventes, Rédaction des conditions générales de vente, d'utilisation du site internet.
Compréhension du droit à la rétractation, clause de réserve de propriété, Maîtrise de la réglementation des documents , devis, bon de commande, bon de livraison, facture Fonctionnalités et mise en place d'un CRM, Utilisation d'un logiciel de gestion des stocks,
Création d'un tableau de bord commercial, Sélection des indicateurs de performance commerciale B to B et B to C
Compréhension de la démarque inconnue et calcul, Explication du fonctionnement de la balance âgée, Relance des clients, Déclenchement d'une injonction de payer

Administration du personnel :

Définition, Rôle , Compréhension des missions des ressources humaines Introduction et mise en place de la GPEC
Recrutement : Création de fiches de poste, Rédaction d'offres d'emploi, Utilisation des principaux sites d'offres d'emploi, Conduite d'entretiens de recrutement, Spécificités des entretiens en visioconférence, Collecte d'informations sur les candidats.
Rôle des conventions collectives, Choix de la convention collective appropriée,
Composantes de la rémunération, Compléments de rémunération exonérés de charges sociales, Gestion des titres restaurant, Remboursement des frais de déplacement en véhicule, Remboursement des frais de transport en commun, Calcul du salaire net à partir du brut
Accueil des nouveaux salariés, Rédaction d'un livret d'accueil, Formalités administratives d'embauche, Remplissage de la DPAE, Organisation des visites médicales d'embauche, Mise à jour du registre unique du personnel
Conseils aux salariés en télétravail, Réglementation de la période d'essai, Calcul et planning des congés payés, Gestion des absences (pour maladie, maternité, absences injustifiées), Gestion des notes de frais, Rédaction de lettres d'avertissement, ruptures conventionnelles, Convocation à un entretien préalable,
Documents obligatoires en santé et sécurité au travail, Contrôle du document unique des risques, Fonctionnement de l'inspection du travail, des Prud'hommes, entretiens professionnels
Fonctionnement du CSE, Préparation des élections du personnel, Rédaction des PV du CSE, Règles concernant la participation et l'intéressement, Fonctionnalités d'un SIRH, Application du RGPD aux données du personnel, Utilisation du logiciel Silae

L'organisme de formation

LOMEDIS

Accélérateur de Compétences

Découvrir l'organisme de formation

Public concerné

Secrétaire assistant d’un service ( commercial, achats, logistique, etc. ) dans une PME ou une grande entreprise
Secrétaire assistant dans une TPE en charge de tout l’administratif
Conjoints collaborateurs de dirigeants d’entreprises ( commerçants, artisans, professions libérales)

Prérequis

Aucun

Conditions d'accès

Accessibilité

LOMEDIS s'assure que la formation proposée puisse être accessible aux personnes en situation de handicap. Notre réfèrent handicap vous accompagnera dans votre projet de formation afin d'anticiper ensemble les aménagements éventuels à mettre en œuvre pour favoriser la réussite de votre parcours. Vous trouverez également sur notre site internet et dans votre espace apprenant le livret "politique du handicap" vous donnant toutes les informations utiles afin de réaliser votre formation dans les meilleures conditions. Votre contact : Thierry DAHAN Courriel : handicap@lomedis-formation.com Téléphone : 06 95 38 65 94

Capacité

1 à 8 places

Délai d'accès

14 jours

Diplôme / Certification

Niveau de sortie : Titre Professionnel Secrétaire assistant - Certification de Qualification Professionnelle (CQP) non enregistré au RNCP ou au RS
RNCP36804 - TP Secrétaire assistant
Participation à la soutenance devant les JURY à hauteur de 150 euros. LES ÉPREUVES DU TITRE SECRÉTAIRE ASSISTANT Mise en situation professionnelle : 4h20 Entretien technique : 25 min Entretien final : 15 min RNCP36804 - TP Secrétaire assistant - Date d'échéance de l'enregistrement 01-09-2025

Plus qu'une formation !

Équipe pédagogique

LOMEDIS est le spécialiste des parcours de formation personnalisés, en fonction de votre niveau, de votre besoin et des thématiques choisies. Parcours 100% sur mesure, 100% flexible, 100% progressif. Notre approche pédagogique innovante et multimodale, à la pointe des nouvelles technologies, permet un apprentissage efficace, motivant et immersif. Notre équipe pédagogique expérimentée depuis de nombreuses années vous accompagne tout au long de votre parcours de formation. Notre service administratif vous conseille pour la mise en place et le suivi de vos dossiers de formations. Un (e) conseiller (ère) pédagogique dédié (e) vous assiste tout au long de votre apprentissage avec des contacts réguliers pour s’assurer du bon avancement de la formation. Vous disposez d'un espace apprenant comprenant : • Votre référentiel certification • Les modalités de certification • Des supports pédagogiques intégrés par votre formateur • Vos évaluations de pré formation et post formation Vous trouverez dans cet espace, l’ensemble des documents nécessaires attestant du bon déroulement de la formation et des enquêtes de satisfaction. Votre conseiller (ère) vous guidera pour la prise en main de tous les outils que nous mettons à votre disposition. Votre service administratif : Ouvert du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00 et le vendredi de 9h00 à 12h30. • Par téléphone : 01 89 71 55 98 • Par mail : administratif@lomedis.com Votre service pédagogique : Ouvert du lundi au jeudi de 9h00 à 17h00 et le vendredi de 9h00 à 12h30. • Par téléphone : 01 89 71 55 98 • Par mail : pedagogie@lomedis.com Votre référent handicap : Thierry DAHAN • Par téléphone : 06 95 38 65 94 • Par mail : handicap@lomedis.com

Objectifs pédagogiques

Audit de préformation pour connaitre les attentes et les objectifs professionnels du bilan
Adaptation et ajustement du parcours pédagogique avant, et pendant la formation si besoin
Supports de cours, tests

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Lieux sur devis

À partir de 3500€ HT

18 jours | 420 heures