Chargé de projet mariage et évènement - Martinique avec Ecole de Formation aux Métiers du Mariage GIE

Objectifs pédagogiques

Réaliser un diagnostic permettant de construire et adapter le cahier des charges aux exigences de l’organisation
Déterminer les ressources et contraintes du projet puis proposer une analyse globale des besoins, une planification par étape, les grandes lignes du projet
Choisir des indicateurs permettant le suivi de l’organisation d’un événement, la mesure des performances et du niveau de satisfaction client
Estimer les coûts de l’événement, présenter le budget prévisionnel et le suivi budgétaire
Mobiliser les outils et techniques de la communication, proposer des actions de communication évènementielles adaptées aux besoins (média et hors-média)
Faire des recommandations artistiques, présenter un moodboard et les axes de scénographie
Réaliser une veille législative pour s’informer des normes qualité en vigueur, et opérationnelle pour anticiper les risques lors du projet
Hiérarchiser et établir les priorités d’actions selon les enjeux pour permettre la bonne exécution du contrat (droit, sécurité des biens et des personnes)
Demander et analyser des devis et optimiser les choix en matière d’achats responsables (RSE)
Mobiliser les outils permettant de suivre une démarche qualité tout au long du projet
Assurer la gestion administrative et comptable d’une activité d’agence événementielle
Développer des stratégies marketing : définition de son persona, positionnement et des 4P
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1. DECOUVERTE DU MÉTIER ET INITIATION WEDDING DESIGN
• Présentation de la formation : R.A.P.I.D.O.S Définition du métier, caractéristiques et chiffres clés Compétences et capacités pour réussir Les missions et la rémunération du wedding planner Management et gestion de projets Évolution du métier et son avenir Expertises complémentaires : se spécialiser en mariage Haut de Gamme, destination wedding, officiant de cérémonie laïque et évènementiel d’entreprise Panorama des wedding planners de la région
• Certification : Complément formation en distanciel Histoire du métier : Wedding Podcast + Genially Mariage civil : vidéo explicative, PDF des justificatifs et dossier mariage, statistiques INSEE Mariages religieux : PDF des caractéristiques des cérémonies, vidéos présentation et liens URL Catalogues des évènements privés organisés par un wedding planner Traditions et usages dans le mariage en France Protocoles et conseils avisés aux mariés Développer son expertise mariage Établir une veille métier sur les tendances du secteur L’éco-responsabilité et RSE au coeur du métier Être force de proposition : tenues, alliances, liste de mariage, voyage de noces La législation du mariage civil en France La cérémonie laïque et les coutumes des mariages religieux
• Qu’est-ce que la décoration évènementielle ? Les pratiques actuelles. Les différents métiers : wedding designer, décoratrice, scénographe Création d’un concept scénographique (fil rouge) L’univers de la charte graphique du mariage (logo, identité visuelle...) Recommandation artistique : création du moodboard Le shooting d’inspiration : du choix du thème à la réalisation
• Certification : Complément formation en distanciel Vidéos : Les tendances mariage 2025 et Mariages à thème Podcast “Wedding Divan” sur Les défis du Wedding Design PDF Les fleurs et leur saisonnalité PDF Comment organiser son shooting d’inspiration Harmonie des couleurs : en comprendre le sens La papeterie de mariage : caractéristiques et déclinaisons Les bases de l’art floral Le mobilier et l’art de la table
2. ORGANISER UN MARIAGE DE A à Z ET GÉRER LES PRESTATAIRES
• La relation avec les mariés : les rendez-vous clients Les postes du mariage : répartition des budgets Le budget prévisionnel, suivi budgétaire et transactions clients Les ressources de planification : le rétroplanning, la fiche clients/fiche témoins et le suivi d’heure
• Certification : Complément formation en distanciel Les indicateurs de suivi : Rapport d’activité, Fiches prestataires et Recommandations clients Visites et réunions durant les préparatifs Autorisations, hygiène et sécurité des personnes sur les évènements La RSE dans le mariage : Éco-responsabilité et développement durable Inclusivité et mariage Matrices : rétroplanning et budget mariage Fiches techniques : rédaction de faire part PDF : Lexique professionnel pour organisateur de mariage, Styles de robes et costumes, les musiques phares, listes des photos du jour J Vidéos : Créer un rétroplanning sous Excel et Utiliser l’application Trello Vidéo et son PDF : “Comment organiser un mariage à domicile”
• Recherches de prestataires : comment construire son carnet de prestataires et comment les contacter lorsqu’on débute Les acteurs du mariage : Lieu de réception, Traiteur, Musique (DJ et orchestres), Décoration florale, Photographe/vidéaste, Officiant de cérémonie, Papeterie, Mise en beauté, Baby sitter, Animations diverses, Voiture des mariés/navettes invités Relations avec les prestataires : rencontres et conventions de partenariats
• Certification : Complément formation en distanciel Gestion de projets : moyens matériels et techniques Utilisation des outils de gestion de projet : logiciels et applications Tarifs et questions à poser pour chaque prestataire Fiches prestataires : attentes et contraintes Collaborer avec des prestataires difficiles : approches pour une gestion harmonieuse Juridique : étudier les contrats des prestataires Achat de prestations : suivi des règlements, transactions clients Poscasts : “Wedding Podcast” sur Comment développer son réseau dans le monde du mariage et Comment choisir son photographe de mariage. Vidéos : comment choisir son photographe de mariage, les 17 questions à poser à son photographe Vidéo : Utilisation de Trello Matrice : Suivi d’heures
3. CRÉATION D'ENTREPRISE ET STRATÉGIES MARKETING
• Création de l’agence : les différents statuts juridiques et les démarches administratives Charges sociales et régimes d’imposition Les aides financières et accompagnateurs Outils juridiques : Devis, facture, formulaire de rétractation Conditions Générales de vente (CGV) et contrats : trames et points à ne pas négliger** **L’EFMM met en avant le fait que la législation française évolue régulièrement, il appartient donc à chaque participant de s’approprier les documents proposés, de se tenir informé et de faire évoluer ses propres outils.
• Certification : Complément formation en distanciel Calculer son prévisionnel financier : investissement de départ, chiffre d’affaires prévisionnel, dépenses et rentabilité TVA et comptabilité Obligations légales : Mentions légales, mise en place du RGPD, assurances RC Pro Positionnement d'un chef d'entreprise : booster la gestion de ma TPE Veille législative et droit appliqué à l’évènementiel Business plan : vidéo de présentation et PDF explicatif Création d’entreprise : vidéos explicatives, Podcast “Wedding Divan” sur la protection juridique Support interactif Powerpoint sur les cotisations sociales Matrices “Prévisionnel financier” pour société et micro-entreprise Mémo : les étapes de la création d’entreprise, les déclarations de la micro-entreprise, TVA, arrhes et acomptes
• Introduction au marketing L’étude de marché : demande, concurrence, environnement, offre Le marketing stratégique : objectifs, cible (persona / client idéal), positionnement Le marketing opérationnel : Les 4P du mix-marketing (product, price, place, promotion) Matrice SWOT et PESTEL
• Certification : Complément formation en distanciel Comprendre les besoins du client Définir son offre de services Définir ses honoraires Définir sa zone géographique et son implantation Les meilleures techniques marketing pour se différencier our aller plus loin : Vidéos sur les 4P du mix marketing, la stratégie marketing et les astuces pour réaliser une étude de marché Livre blanc de Mariages.net 2024 Podcasts de “Wedding Divan” : Créatrice de contenu mariage et Branding PDF Les meilleures techniques marketing pour wedding planner Statistiques INSEE : chiffres clé du mariage en France
4. L’ART DE LA COMMUNICATION ET COMMERCIAL
• Les Techniques de l’Information et de la Communication (TIC) adaptées à l’évènementiel Identité visuelle : Création d’une charte graphique Déposer et protéger sa marque Communication média et hors média Les meilleurs supports publicitaires pour wedding planner (presse & internet) Établir un plan de communication efficace la première année de lancement
• Certification : Complément formation en distanciel Les fondamentaux de la communication, adapté au métier Relations presse/relations publiques : l’importance du dossier de presse Participer à un salon un mariage Développer ses médias sociaux : blog, site internet, réseaux sociaux Le marketing direct, essentiel pour établir une connexion personnelle et ciblée l’Intelligence Artificielle (IA) au service de sa communication d’agence Pour aller plus loin : Vidéo sur le personnal branding, Exposer au salon du mariage Vidéo outils (Canva, photoshop...) Podcasts de “Wedding Divan” sur le shooting d’inspiration et “Wedding Corner” sur la blogueuse mariage La mariée enjouée Matrice plan de communication PDF Communication verbale et non verbale PDF Dossier de Presse wedding planner 2024
• Les 6 étapes d’une stratégie commerciale efficace : la prospection, la prise de contact, la découverte, l’argumentation, les objections, la conclusion Qui sont vos prospects et comment les atteindre ? La typologie des clients Remplir une fiche de renseignement avec la demande des clients Réaliser un diagnostic et créer le cahier des charges Présenter son offre et anticiper les objections (méthode CRAC) Convaincre les prospects et conclure la vente
• Certification : Complément formation en distanciel Les clés de la réussite dans la vente Savoir pitcher pour présenter son agence Construire un argumentaire commercial en utilisant la méthode SONCAS (5 motivations d’achat) Réussir les rendez-vous par téléphone et à domicile Mails automatiques : de la prise de contact aux relances de paiement Matrice fiche de renseignements Vidéos : Convaincre et être persuasif, Les règles de bienséance chez un client/prospect La négociation commerciale Podcasts “Wedding Corner” sur La négociation avec les prestataires et “Wedding Bear” sur L’art de la vente PDF La négociation commerciale
5. RÉUSSIR LE JOUR J ET GESTION DE PROJETS
• Préparation en amont : les outils phare de l’organisateur (déroulé et fiche recap’) Mise en place le jour J : installation de l’évènement Gestion des invités : fichier, outils, promotion de l’évènement et bonnes pratiques La caisse évènementielle : kit survie du wedding planner + la check list des mariés L’après mariage : le debriefing clients et prestataires
• Certification : Complément formation en distanciel Coordination du jour J : faire face aux imprévus Satisfaction clients : questionnaire et tableau de bord de performance Gestion des risques et bilan agence Moyens humains : management des équipes Gestion du stress : Vidéo TEDxTalks Comment faire du stress son ami Podcasts : “Wedding Corner” sur le kit de survie de la mariée et “Wedding Divan” sur la Satisfaction client PDF des outils phares : Fiches récap’ et Déroulé du jour J Gestion des invités : listing invités Excel, vidéo démo création d’un blog mariés Fiche technique des démarches après mariage
• Démarche qualité : Exercice pour élaborer la charte qualité de votre agence Présentation du classeur de la wedding planner Mise en place d’un mini plan d’action personnel Remise de l’attestation de fin de formation Inscription sur le groupe privé Facebook EFMM Prise en main de la plateforme LMS Digiforma pour celles qui ont choisi l’option certification Clôture de la formation (questionnaire de satisfaction) et pot de départ
• Certification : Complément formation en distanciel Gestion du temps : organiser son rythme de travail Atelier d’auto-réflexion et de projection à plus ou moins long terme Présentation des dossiers à rendre : Business Plan et Étude de cas Pour aller plus loin : Les 10 Commandements du wedding planner, Top 5 des films à voir pour les wedding planners, les 10 meilleurs podcasts mariage Podcast “Wedding Divan” sur l’ASSOCEM (l’association des wedding planners de France) PDF Les erreurs à éviter lorsqu’on souhaite devenir wedding planner
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