Gérer son temps pour mieux atteindre ses objectifs - 3 jours

Objectifs pédagogiques

• S'appuyer sur ses valeurs personnelles pour identifier des buts à moyen terme puis des objectifs. Décliner ses objectifs en actions opérationnelles au quotidien.
• Savoir formuler des objectifs SMART.
• Savoir utiliser un diagramme de GANTT pour planifier les objectifs à moyen terme.
• Savoir organiser son travail sur une semaine pour intégrer les actions récurrentes, les micro-tâches, les actions clé, rendez-vous et réunions.
• Savoir réduire et intégrer les imprévus.
• Savoir réduire et gérer les interruptions.
• Connaître les dérives du mail et agir pour les prévenir.
• Traiter le mail efficacement.
• Adapter l’ensemble de la méthodologie pour la mettre en place dans son environnement de travail.
• Savoir éviter de prendre des actions qui appartiennent à d’autres (collègues, collaborateurs…).
• Savoir agir pour préserver un équilibre vie privée/vie professionnelle.

Contenu de la formation

• PEUT-ON VRAIMENT GÉRER LE TEMPS ?
• Parabole du bocal et des galets.
• Analyse des ressources disponibles pour mener toute action. En quoi la ressource « temps » est-elle différente ?
• Les choix nécessaires pour bien utiliser son temps.
• CONSTRUCTION DU RÉFERENTIEL DE VIE DE L’INDIVIDU ET PARALLELE AVEC LA STRATÉGIE DE L’ENTREPRISE
• Les valeurs de l’individu comme socle de construction de son référentiel de vie. (Identification de ses propres valeurs, formalisation et priorisation).
• Les buts à long terme pour donner le cap. (Identification de ses propres buts, formalisation et priorisation).
• Les objectifs à moyen terme. (Identification, formalisation par la méthode SMART).
• LA PLANIFICATION A MOYEN TERME
• Les sous-objectifs et les actions clé à court terme : – Formalisation et organisation en diagramme de GANTT. – Utilités du diagramme de GANTT. – Réalisation d’un GANTT.
• LE PLANNING OPÉRATIONNEL
• Le squelette de planification hebdomadaire : – Tenir compte de son biorythme. – Positionner les différentes catégories de tâches (Récurrences, Micro-tâches, Courrier, Rendez-vous et réunions). – Planifier les actions clés.
• Réduire et gérer les imprévus.
• Construire le 'squelette' de sa propre organisation.
• Deux cas particuliers – Adapter le squelette aux ‘itinérants’ – Adapter le squelette au travail en mode projet
• Réduire et traiter les interruptions
• Traiter le mail : – Dérives courantes du mail. – Actions préventives. – Traiter efficacement mails et courrier papier.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

• Chaque stagiaire est évalué sur sa capacité à planifier son travail sur le moyen terme à l’aide d’un diagramme de GANTT.
• Chaque stagiaire devra produire un planning opérationnel qui intègre l’ensemble de ses tâches en laissant un temps suffisant aux imprévus.
• Les participants restituent l’ensemble de l’approche sous forme visuelle en début de troisième journée.
• L’ensemble des connaissances sont évaluées par un questionnaire à choix multiple en fin de formation.
• Feuille d'émargement
• Evaluation de satisfaction de fin de formation
• Certificat de réalisation