Formation animer des réunions participatives et productives

Objectifs pédagogiques

• Analyser les enjeux de la réunion et la préparer plus efficacement
• Animer une réunion de manière dynamique, participative et pertinente pour tout le monde
• Capter l'attention et obtenir l'engagement de tous les participants
• Favoriser la créativité dans les équipes ou les groupes de travail
• Mettre en mouvement le collectif pour dynamiser les réunions
• Inciter chacun à mettre en œuvre sa contribution positive
• S'appuyer sur l'intelligence collective pour des réunions productives
• Co-construire et engager fortement les équipes

Contenu de la formation

• L’intelligence collective et l’art de collaborer
• Origine et définition de l’intelligence collective.
• Intégrer les enjeux de la collaboration et de l’intelligence collective.
• Partage de connaissance et enrichissement collectif et individuel.
• Les pré-requis pour favoriser l’intelligence collective.
• Les outils utilisés lors d'une formation à distance : xmind, padlet, youtube.
• La réunion participative et productive
• Intégrer les enjeux des réunions et des ateliers (Quelles perceptions ? Quels risques, freins, frustrations en lien avec les réunions ? Quelles utilités, bénéfices, avantages ?)
• Découvrir la méthode d’animation World Café et identifier les différents types de réunions, les types de participants, les formats et les défis à relever.
• Prendre conscience des enjeux d’une réunion, de l’importance du format et se projeter dans de nouvelles idées.
• Définir la réunion comme lieu d’apprentissages et d’échanges où les participants fabriquent le contenu.
• Les outils collaboratifs pour l’animation à distance.
• - Atelier de mise en pratique : expérimenter la méthode du World Café pour stimuler l’intelligence collective.
• - Les outils utilisés lors d'une formation à distance : mural, Google slides.
• Les Icebreakers : briser la glace et sociabiliser
• Le « brise-glace » ou « l’icebreaker » en anglais a pour but de mettre rapidement à l’aise les participants à une séance de travail collaboratif, une réunion, une formation, un atelier, un séminaire ou tout autre événement rassemblant plusieurs personnes ne se connaissant pas forcément ou se connaissant peu.
• Il s’agit de jeux qui permettent de créer une ambiance propice à l’échange et à la collaboration en créant un climat de confiance, de respect et d’écoute entre les participants pour renforcer l’esprit de groupe, installer la cohésion, l’intelligence collective, échauffer la créativité par exemple.
• Comprendre l’utilité des icebreakers en présentiel et à distance, découvrir un panorama de icebreakers et identifier leurs particularités.
• Expérimenter : photolangage, les super pouvoirs, crache ta valda, les 30 cercles…
• - Atelier de mise en pratique : concevoir un déroulé complet de réunion / atelier.
• - Les outils utilisés lors d'une formation à distance : Mural, Padlet, Google drive, Kahoot!
• Méthodes de résolution de problèmes : expérimentation avec les 6 chapeaux de BONO
• Clarifier un problème ou une situation grâce à des méthodes collaboratives.
• Expérimenter la méthode des 6 chapeaux de BONO pour expérimenter la pensée latérale, la puissance du collectif et de la méthode.
• - Atelier de mise en pratique : clarifier un problème ou une situation en expérimentant les 6 chapeaux de BONO.
• - L'outil utilisé lors d'une formation à distance : Mural.
• Introduction aux méthodes créatives
• Le principe fondamental de divergence/convergence.
• Les règles CQFD pour favoriser la créativité.
• - Exemples de mise en application.
• - Mise en pratique : Échanges, discussion, partage d’expérience.
• - L'outil utilisé lors d'une formation à distance : Google slides.
• Préparer une réunion ou un atelier
• Apprendre à préparer un atelier ou une formation en prenant en compte l’objectif, les participants, la durée.
• Découvrir différents types d’ateliers classés par catégories (partager, co-construire une vision, traiter/explorer un sujet ou une situation, créativité et résolution de problèmes, réunion d’information, prioriser et décider, clôturer).
• Parcourir leur mode d’emploi et choisir les ateliers adaptés à chaque situation.
• - Atelier de mise en pratique : concevoir un déroulé complet de réunion / atelier.
• - Les outils utilisés lors d'une formation à distance : Padlet, Google drive.
• Les outils et le matériel
• Savoir préparer le matériel, les outils, la logistique nécessaire à la réussite de la réunion.
• - Atelier de mise en pratique : concevoir une checklist.
• - L'outil utilisé lors d'une formation à distance : Google drive.
• La posture de facilitateur au service du groupe
• Identifier les bonnes pratiques d’un facilitateur, sa posture, son rôle.
• Tips pour gérer un groupe, dynamiser un groupe et faire respecter le cadre.
• - Atelier de mise en pratique : production collective originale.
• - L'outil utilisé lors d'une formation à distance : Mural.
• Les 20 bonnes pratiques de la gestion de réunion et ateliers participatifs et productifs
• Faire le tour des fondamentaux (20 tips) de l’organisation, la gestion d’une réunion participative et productive et de la posture du facilitateur.
• - Atelier de mise en pratique : échanges et discussion, partages d’expérience avec facilitation graphique
• - L'outil utilisé lors d'une formation à distance : Padlet.
• Debrief, plan d’action, conclusion
• Débriefer, se projeter dans ses pratiques professionnelles, réfléchir à son plan d’action, ses premiers pas et renforcer les apprentissages.
• - Atelier de mise en pratique : concevoir un plan d’action individuel.
• - L'outil utilisé lors d'une formation à distance : Trello.

Suivi de l'exécution et évaluation des résultats

• Feuilles de présence.
• Questions orales ou écrites (QCM).
• Mises en situation.
• Formulaires d'évaluation de la formation.
• Certificat de réalisation de l’action de formation.